„Das kann nur Mitarbeiter XY“

„Das kann nur Mitarbeiter XY“ – So sicherst du Spezialwissen in deinem Unternehmen

Wenn du dich mit dem Thema Wissenstransfer beschäftigst, weißt du, wie entscheidend es ist, Wissen im Unternehmen zu sichern. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist das ein wichtiger Baustein, um dein Unternehmen zukunftssicher zu machen. Doch was passiert, wenn es Szenarien gibt, die nur ein Mitarbeiter wirklich beherrscht? Situationen, in denen du sagst: „Das kann nur Mitarbeiter XY.“

Wie gehst du damit um? Wie sicherst du das Spezialwissen, bevor der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder sich einer neuen Aufgabe widmet? Hier findest du Antworten, die dir dabei helfen können, auch dieses Wissen zu bewahren.

Die Herausforderung: Spezielles Wissen sichern

Wissenstransfer ist schon lange ein Thema, das immer wieder zur Sprache kommt – auch hier auf LinkedIn. Doch wie du wahrscheinlich aus eigener Erfahrung weißt, gibt es nicht nur Standardprozesse. Oft treten spezielle Szenarien auf, die so selten sind, dass nur ein erfahrener Mitarbeiter wie XY sie bewältigen kann. Wie gehst du mit diesem Wissen um?

• Seltene Szenarien: Es gibt Fälle, die so selten vorkommen, dass sie nicht in den Fokus der regulären Dokumentation geraten.
• Individuelles Wissen: Mitarbeiter XY hat durch jahrelange Arbeit ein tiefes Verständnis für bestimmte Aufgabenbereiche entwickelt – das ist nicht leicht zu vermitteln.
• Komplexe Zusammenhänge: Bestimmte Aufgaben, wie z.B. die Kundenanlage mit vielen Abhängigkeiten, sind so komplex, dass du das Gefühl hast, es ist ein „Buch mit sieben Siegeln“, um alles zu erfassen.

Erster Schritt: Normalszenarien sichern

Um Spezialwissen zu erfassen, solltest du zunächst sicherstellen, dass die Normalszenarien klar dokumentiert sind. Das heißt, du beginnst mit den allgemeinen und wiederkehrenden Prozessen, die alle im Team kennen und nutzen sollten. Wenn du hier eine solide Basis schaffst, fällt es dir leichter, dich den selteneren, speziellen Szenarien zu widmen.

So sicherst du Spezialwissen: Schritt für Schritt

Der Umgang mit Spezialwissen erfordert einen durchdachten Plan. Hier ist, was du tun kannst, um das Wissen von „Mitarbeiter XY“ auch für andere im Team verfügbar zu machen:

1. Normalszenarien dokumentieren: Stelle sicher, dass alle gängigen Arbeitsprozesse klar dokumentiert sind. Das bildet die Grundlage für ein gut funktionierendes Wissensmanagement.
2. Spezialfälle identifizieren: Überlege, welche speziellen Szenarien nur von bestimmten Mitarbeitern beherrscht werden. Diese solltest du gezielt erfassen und analysieren.
3. Leitfäden erstellen: Schreibe Schritt-für-Schritt-Leitfäden für diese Spezialfälle. Sie müssen nicht sofort perfekt sein, aber sie helfen dir, das Wissen zugänglich zu machen.
4. Spezifische Anleitungen ableiten: Sobald der Leitfaden steht, kannst du detaillierte Anleitungen entwickeln, die andere Mitarbeiter nutzen können, um sich in diese Aufgaben einzuarbeiten.
5. Wissensdatenbank anlegen: Erstelle eine zentrale, leicht zugängliche Wissensdatenbank, in der all diese Informationen gespeichert werden. So stellst du sicher, dass sie für alle relevant und zugänglich sind.

Warum das für dein Unternehmen so wichtig ist

Wenn du Spezialwissen sicherst, schaffst du mehr Flexibilität in deinem Unternehmen. Es verhindert, dass du von Einzelpersonen abhängig bist und schützt dich davor, wertvolles Wissen zu verlieren, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Mit einem strukturierten Wissenstransfer stellst du sicher, dass nicht nur Mitarbeiter XY über dieses spezielle Know-how verfügt, sondern das gesamte Team davon profitieren kann.

Fazit: Spezialwissen systematisch sichern

Es ist verständlich, dass du nicht sofort jedes Spezialwissen erfassen kannst. Doch mit einer schrittweisen Herangehensweise, angefangen bei den Standardszenarien, kannst du nach und nach auch die Spezialfälle dokumentieren. So stellst du sicher, dass dein Unternehmen auch bei komplexen Aufgaben nicht von Einzelpersonen abhängig ist.

Fange heute an, dein Wissen zu sichern – Schritt für Schritt. Du wirst sehen, wie viel stabiler und flexibler dein Unternehmen dadurch wird.