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Mit Wissensmanagement gegen Fachkräftemangel
Einleitung
Wissensmanagement ist eine Möglichkeit, das Wissen in Ihrem Unternehmen zu organisieren und weiterzugeben. Es kann Ihnen helfen, organisiert zu bleiben und Zeit zu sparen, egal ob Sie nach Informationen suchen oder sie weitergeben. In diesem Beitrag gehen wir darauf ein, warum Unternehmen Wissensmanagementsysteme brauchen und wie sie davon profitieren.
Der Mangel an Fachkräften ist eines der grössten Probleme für Unternehmen
Der Fachkräftemangel ist ein globales Problem. Das Weltwirtschaftsforum (WEF) schätzt, dass im Jahr 2030 1,8 Millionen Arbeitsplätze unbesetzt sein werden, was zu Produktivitätsverlusten in Höhe von 8 Billionen Dollar führen wird. Deshalb müssen Unternehmen Wege finden, um mehr Arbeitskräfte mit den richtigen Qualifikationen zu gewinnen, insbesondere Millennials, die als „die unternehmerische Generation aller Zeiten“ bezeichnet werden.
Der Mangel an qualifizierten Arbeitskräften ist eines der grössten Probleme für Unternehmen im Jahr 2023:
- Laut der „Talent Shortage Survey“ der ManpowerGroup gaben 77 % der Arbeitgeber an, dass die Suche nach Mitarbeitern mit schwer zu findenden Qualifikationen ihre grösste Herausforderung im vergangenen Jahr war – gegenüber 75 % im Jahr 2022.
- Der Index für die Nachfrage nach Fachkräften in Deutschland lag im 2. Quartal 2023 bei 128 Punkten (Basisquartal: 1. Quartal 2015 = 0). Der Fachkräftemangel in Deutschland stieg nach dem Einbruch durch die Corona-Krise im 1. Quartal 2020 kontinuierlich an, die steigende Entwicklung des Fachkräfteindex stoppt im 2. Quartal 2022 jedoch. Der Indexwert basiert auf einer quartalsweisen Auswertung von Stellenanzeigen der meistfrequentierten Online-Jobbörsen, von Tageszeitungen und dem Business-Netzwerk XING.
- Die Bevölkerungspyramide spricht eine deutliche Sprache! Denn die Gründe für den Fach- und Arbeitskräftemangel mögen von Branche zu Branche unterschiedlich sein und so auch die möglichen Lösungen. Doch Fakt ist, dass die Zahl der arbeitstätigen Bevölkerung (Boomer) kontinuierlich abnimmt und daher das spezifische Fachwissen verschwindet. Ein Wissensmanagement kann hier, als Fallnetz agieren, um den drohenden Wissensverlust zu stoppen!
Quellen: ManpowerGroup Talent Shortage, Statista Fachkräfteindex Deutschland, Destatis Bevölkerungspyramide Deutschland
Wissen zu organisieren und teilen
Wissensmanagement ist eine Möglichkeit, dieses Problem zu lösen, indem es Unternehmen dabei hilft, ihr Wissen intern zu organisieren und zu teilen.
Ein Wissensmanagementsystem ist ein elektronisches oder papiergestütztes System, das es den Mitarbeitern eines Unternehmens ermöglicht, Informationen im Zusammenhang mit den Geschäftsprozessen des Unternehmens zu erfassen, zu speichern und abzurufen. Es ermöglicht ihnen auch, auf einfache Weise herauszufinden, was andere Personen im Unternehmen über ein Thema wissen, sodass sie effektiver zusammenarbeiten können.
Wenn Sie z.B. nach Informationen darüber suchen, wie bewährte Verfahren in anderen Teilen Ihres Unternehmens umgesetzt werden, könnte es ohne ein organisiertes System zur Speicherung dieser Daten schwierig werden. Mit einem guten Wissensmanagement wären all diese Informationen leicht zugänglich, indem man auf Links im Intranet Ihres Unternehmens klickt oder sogar über eine Stichwortsuche bei Google (oder einer anderen Suchmaschine) sucht.
Bis zu 50 % an Arbeitszeit pro Woche wird verschwendet
Wissensmanagementsysteme können die Produktivität der Mitarbeiter steigern, indem sie einen einfachen Zugang zu Informationen ermöglichen und die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern verbessern. Dies kann zu einer höheren Effizienz, einem stärkeren Engagement der Mitarbeiter und einer grösseren Bandbreite an Ressourcen führen, die ihnen zur Verfügung stehen.
Leider zeigt sich in der Praxis ein anderes Bild.
Gemäss einem Info-Brief der IDC (im Auftrag von Alteryx) wurde festgestellt, dass Datenexperten pro Woche bis zu 50 % Ihrer Arbeitszeit verschwenden. 30 % für erfolglose Datenaktivitäten und weitere 20 % (oder 10 Stunden pro Woche) mit dem Erstellen von Daten, welche bereits existieren.
Der aktuelle Zustand der Datenintelligenz (KI) und des nicht Wissens, wie wir diese Datenflut am besten organisieren, kostet Menschen Zeit und Unternehmen sehr viel Geld. Unternehmen, die Wissensmanagementsysteme einsetzen, können den Umgang mit Ihren Daten und damit ihre Produktivität, locker um 20 bis 25 % steigern.
Quelle: IDC Beitrag, IDC Info-Brief in PDF
Strukturierten Dateien, Ordner und Anleitungen, damit Leerläufe vermeidet werden können
Ihre Projektleiter und Techniker müssen dafür zu sorgen, dass alles pünktlich und im Rahmen des Budgets erledigt wird.
Sie müssen konstant mit mehreren Projekten jonglieren, Fristen einhalten und dafür sorgen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Das bedeutet, dass Sie keine Zeit damit verschwenden können, Informationen zu suchen; wir müssen die richtigen Informationen sofort zur Hand haben.
Um dieses Problem zu bekämpfen, können Sie Ihr Wissensmanagementsystem so einsetzen, dass es dann Zeit spart, wenn Sie es am meisten brauchen – wenn alles drunter und drüber läuft und die Gefahr besteht „etwas“ zu vergessen.
Das Wissensmanagementsystem beinhaltet u.a. folgende Komponenten:
1. Eine Ordnerstruktur, in der alle Dateien nach ihrem Bezug zu einem bestimmten Thema kategorisiert sind (z. B. enthält ein Kundenordner alle Dateien, die sich auf diesen speziellen Kunden beziehen).
2. Eine Dokumentvorlage, die alle für jede Kundendatei benötigten Details enthält (z. B. würde eine Vorlage für eine Bedienungsanleitung alle Felder enthalten, die für jeden Kunden passend ist).
3. Eine Excel-Tabelle, in der relevante Informationen gespeichert werden, um bei der Arbeit mit Kunden leicht darauf zugreifen zu können, wie z.B. eine Checkliste „Wartung Kundenanlage“. Weiter können darin einfache Kunden oder Anlagedaten enthalten sein. (IP-Adressen und Zugangsdaten für die IT-Infrastruktur vor Ort)
Weitere Verbesserungen, damit Sie Zeitersparnisse herausholen können
Die Verbesserung der Effizienz zusammen mit internen Schulungen sind wirksamste Methoden zur Bekämpfung des Fachkräftemangels. Mit Wissensmanagement und verbesserten Prozessen können Sie die Leerlaufzeiten um 20 % reduzieren und die Produktivität um 10 % steigern. Ebenso können Sie mit einem guten Onboarding und guten internen Schulungen dafür sorgen, dass neue Mitarbeiter schnell produktiv sein können.
Mit Wissensmanagement kann der Projektleiter über eine App oder eine Website auf die Anweisungen für jede Aufgabe der Techniker zugreifen. Auf diese Weise muss er nicht jede Stunde seine Arbeit unterbrechen, um nach seinen Teammitgliedern telefonische Auskünfte zu geben. Stattdessen können die Techniker innerhalb des Systems, die Antwort finden. Auch die häufigsten Probleme sind erfasst und Lösungen sind direkt beschrieben.
Wenn sie auf Probleme stossen, können sie über einen Chat um Hilfe bitten, anstatt bis nach Feierabend zu warten, wenn niemand da ist, der ihnen bei ihren Fragen helfen kann. Der Chat bietet für Ihre Projektleiter eine echte Möglichkeit, um nicht wegen jeder Kleinigkeit abgelenkt zu werden. Zweimal täglich z.B. können die angefallenen Fragen im Chat beantwortet werden.
Eine Möglichkeit zur Produktivitätssteigerung ist der Einsatz von Videos
Eine Möglichkeit zur Steigerung der Produktivität ist der Einsatz von Videos, die ansprechender sind als schriftliche Beschreibungen von Prozessen oder Verfahren.
Videos können jederzeit und überall angesehen werden, was den Zugang für die Mitarbeiter erleichtert. Ausserdem sind sie für die Mitarbeiter leichter zu verstehen als Texte, da es keine Sprachbarriere gibt und sie keine spezielle Schulung zum Lesen eines Handbuchs erfordern. Videos sind auch einprägsamer als Texte (Sie werden sich wahrscheinlich besser an die Ereignisse in Ihrem letzten Film erinnern als an die Details in einem Buch).
Und schliesslich können Videos schnell per E-Mail oder über Social-Media-Plattformen wie Facebook und Twitter weitergegeben werden. Damit können auch andere Personen in Ihrem Unternehmen, die vielleicht ähnliche Aufgaben wie Sie haben, aber nicht in der Nähe sind, sofort Zugang haben. Und das, ohne dass sie sich jeden Tag von Angesicht zu Angesicht treffen müssen, nur weil eine Person Hilfe bei etwas Bestimmtem braucht. Wie z. B. die Unterstützung bei der Berechnung der Verschattung der Solarmodule, was sich als komplex herausstellt und zu alldem viel Erfahrung benötigt.
Fazit
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass Wissensmanagement ein hervorragendes Instrument für Unternehmen ist. Ein Wissensmanagement hilft Ihrer Organisation mit dem Erfassen und der gemeinsamen Nutzung von Fachwissen. Es kann Ihnen helfen, organisiert zu bleiben und Zeit zu sparen, was die Produktivität in Ihrem Unternehmen erhöht. Wissensmanagement kann Ihnen auch bei der Lösung von Problemen helfen, indem es sicherstellt, dass jeder zu jeder Zeit weiss, was er zu tun hat.
Wissensmanagementsysteme sind ausserdem nicht nur für grosse Unternehmen geeignet, sondern auch für kleine Unternehmen!
