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Mitarbeiter-Wissen sichern – unmöglich? Oder doch machbar?
In vielen Unternehmen ist das Wissen der Mitarbeiter eine der wertvollsten, aber auch am schwersten zu bewahrenden Ressourcen. Es scheint fast naiv, zu glauben, dass man Wissen wirklich sichern kann. Schliesslich hat Albert Einstein (oder jemand, der ihm zugeschrieben wird) einmal gesagt: „Wissen kann man weder in ein Buch noch in eine Person transferieren. Das Wissen einer Person ist untrennbar mit ihren Erfahrungen verknüpft.“
Trotzdem gibt es viele Gründe, warum Unternehmen versuchen müssen, das Wissen ihrer Mitarbeiter zu bewahren. Insbesondere im Hinblick auf den demografischen Wandel, den drohenden Fachkräftemangel und die bevorstehende „Rentnerwelle“ steht die Arbeitswelt vor grossen Herausforderungen. Wissen geht verloren, wenn erfahrene Mitarbeiter das Unternehmen verlassen – es sei denn, wir tun etwas dagegen.
Wissen bewahren – eine Notwendigkeit
Auch wenn Wissen eng mit den individuellen Erfahrungen verbunden ist, bedeutet das nicht, dass man es nicht zumindest teilweise systematisieren und dokumentieren kann. Der Schlüssel liegt in der Kombination von Wissenserfassung und einem strukturierten Management. Wir können nicht warten – die Zeit arbeitet gegen uns. Je früher wir beginnen, desto besser sind unsere Chancen, das wertvolle Wissen der Mitarbeiter zu bewahren.
Warum wir JETZT handeln müssen
In vielen Unternehmen wird die Dringlichkeit, Wissen zu bewahren, oft unterschätzt. Die Vorstellung, dass Wissen „im Vorbeigehen“ weitergegeben werden kann, funktioniert nicht. Der Verlust dieses Wissens kann zu drastischen Produktivitätsverlusten, Innovationsstaus und teuren Fehlern führen.
Es braucht also systematische Ansätze. Hier sind fünf konkrete Schritte, wie wir Wissen erfassen und weitergeben können:
- Wissensträger identifizieren und Risiko analysieren: Wer im Unternehmen besitzt kritisches Wissen? Es ist wichtig, diejenigen zu finden, die Schlüsselwissen haben, und das Risiko zu bewerten, wenn sie das Unternehmen verlassen.
- Leitfaden mit Dos and Don’ts erfassen: Erfahrene Mitarbeiter können einen wertvollen Beitrag leisten, indem sie Anleitungen zu den wichtigsten Prozessen, Herausforderungen und typischen Fehlern schreiben.
- Arbeitsschritte dokumentieren: Alle wichtigen Arbeitsabläufe sollten schriftlich festgehalten werden. So geht kein Wissen verloren, wenn es zur Übergabe kommt.
- Anleitungen zu den Arbeitsschritten erstellen: Es reicht nicht, nur Schritte aufzuschreiben – Anleitungen und konkrete Beispiele helfen, das Wissen verständlich weiterzugeben.
- Wissensmanagement im Unternehmen etablieren: Ein formales Wissensmanagement-System hilft, das gesammelte Wissen zugänglich und aktuell zu halten.
Kann man Wissen erfolgreich erfassen?
Die Antwort auf diese Frage ist nicht einfach. Es ist wahr, dass man nicht jedes Wissen, das eng mit persönlichen Erfahrungen und Intuition verknüpft ist, vollständig erfassen kann. Dennoch können wir versuchen, so viel wie möglich zu dokumentieren und zu systematisieren. Der Erfolg liegt darin, eine Kultur zu schaffen, in der Wissensaustausch gefördert wird und Systeme so etabliert werden, dass die wichtigsten Informationen für die nächste Generation von Mitarbeitern verfügbar sind.
Ein funktionierendes Wissensmanagement kann den Unterschied machen – besonders in Zeiten, in denen erfahrene Mitarbeiter das Unternehmen verlassen und die Nachfolge gesichert werden muss.
Fazit
Es mag unmöglich erscheinen, alles Wissen einer Person zu sichern, doch es ist unerlässlich, dies zu versuchen. Unternehmen, die keine Vorkehrungen treffen, riskieren, durch den Verlust von Schlüsselwissen in Zukunft empfindliche Rückschläge zu erleiden. Jetzt ist die Zeit zu handeln – bevor es zu spät ist.
Was denkst du? Kann Wissen erfolgreich erfasst werden?
