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Anzeichen für dringende Prozessoptimierung
Bestimmt haben auch Sie schon erlebt, dass es in Ihrer Firma einen (oder mehrere) Bereich gibt, in dem nicht alles «rund» läuft. Sie merken das zum Beispiel anhand von genervten Kommentaren Ihrer Mitarbeiter.
Werden Sie oder Ihre Abteilungsleiter öfter wegen bestimmter Aufgaben und Arbeitsschritten angesprochen, obwohl diese Fragen schon geschätzt hundertmal beantwortet wurden?
Falls ja, dann scheint es Probleme mit Ihren Arbeitsanweisungen zu geben. Kommen in denselben Bereichen Kundenbeschwerden oder Reklamationen dazu, wissen Sie definitiv, dass etwas nicht stimmt.
In Zukunft werden wir aufgrund des Fachkräftemangels mit noch weniger Arbeitspersonal auskommen müssen. Deshalb ist es von grösster Wichtigkeit, dass Ihre Mitarbeiter zu jeder Zeit wissen, was sie zu tun haben und wie sie zu Ihren Werkzeugen (z. B. «Briefmarken» kommen), um Ihre Arbeit fristgerecht und ordentlich erledigen zu können.
Mit einem guten Prozessmanagement und einfachen optimierten Prozessen
- können Sie Zeit und Geld einsparen,
- neue Mitarbeiter können sich schnell zurechtfinden und
- Ihre bestehenden Mitarbeiter werden weniger belastet.
Mit optimierten Prozessen kommen Sie schlussendlich mit weniger Mitarbeitern aus.
Es geht mir in diesem Beitrag darum, die Arbeitsabläufe und Prozesse in der Praxis erkennen und optimieren. In diesem Artikel erkläre ich Ihnen, mit welchen 5 Schritten Sie Ihre Prozesse und Arbeitsabläufe optimieren können.
Mir geht es in diesem Artikel nicht um Prozessmanagement im Sinn von ISO 9001 und auch nicht darum, es zu überarbeiten. Wenn Sie ISO bei Ihrer Unternehmung im Einsatz haben, dann ist dieser Artikel allerdings noch wertvoller für Sie, weil Sie bereits eine Prozessbasis verfügen und darauf aufbauen können.
Was ist ein Prozess?
Prozesse sind Arbeitsabläufe mit einem definierten Start und einem definierten Ende.
Beispiel: Das Bedürfnis von Urs, der vergeblich nach Briefmarken sucht, kann den Start eines Prozesses einläuten. Anschliessend können verschiedene Arbeitsschritte durch seine Vorgesetzte Valeria geschehen, damit das Bedürfnis von Urs eine Bestellung von neuen Briefmarken auslöst. Der Prozess wird mit dem Erhalt der neuen Briefmarken bei Urs beendet.
Rund um den „Briefmarken“-Prozesses müssen einige Fragen beantwortet werden.
- Wie kann Urs den Prozess starten? Zum Beispiel mit einem E-Mail an Valeria?
- Was passiert, wenn Valeria abwesend ist?
- Wie erfährt Urs vom Bestelleingang der Briefmarken?
- Woher weiss der neue Mitarbeiter Felix von diesem Bestellprozess, damit er diesen ebenfalls nutzen kann?
Sie sehen, selbst bei einem scheinbar einfachem Arbeitsablauf müssen viele Fragen geklärt werden.
Wer ist verantwortlich für Optimierungen?
Sie müssen wissen, welche Person im Moment für einen Prozess verantwortlich ist. Damit meine ich, dass Sie die Person identifizieren müssen, welche den Prozess oder Arbeitsablauf lebt.
Beim Beispiel der Briefmarkenbestellung ist es Valeria, an welche Sie sich zuerst wenden müssen, um herauszufinden, wie der Ablauf zurzeit gelebt wird. Denn Valeria weiss, wo sie die Briefmarken bestellt und wohin sie dann abgelegt werden, damit Urs diese verwenden kann.
Urs können Sie dann später bei der Optimierung des Prozesses beiziehen, um seine Bedürfnisse abzuholen. Unter anderem eine bessere Möglichkeit als mündlich über den Bestelleingang informiert zu werden.
Fragen Sie sich stets, wem gehört das „Problem“, wenn ein Prozess nicht einwandfrei läuft. Im Fall der Briefmarkenbestellung oben, gehört das Problem Valeria, denn sie ist die Vorgesetzte von Urs. Wenn Urs seine Arbeit nicht ausführen kann, endet das „Problem“ schlussendlich auf dem Tisch von Valeria.
Beispiele: Wem gehört der Prozess?
- Die gefühlte hundertste Kundenreklamation über immer dasselbe Problem → Kundendienstleiter (evtl. angeregt worden von seinen Mitarbeitern)
- Ein technisches Problem eines Bauteils, → Projektleiter oder technischer Abteilungsleiter, welcher die Standard-Programmierung vorgibt
- Es sollen Produkt XY und Dienstleistung YZ zusätzlich verkauft und beworben werden → Verkäufer oder Verkaufsleiter
Warum sollten Prozesse optimiert werden?
Mit dem Erkennen und Optimieren von wichtigen Prozessen sparen Sie Zeit, Geld und Ressourcen.
In der Prozessoptimierung geht es darum, Klarheit über die Arbeitsabläufe zu schaffen:
- Was ist das Ziel des Prozesses,
- wer ist für den Prozess verantwortlich und
- wie können Sie den Prozess vereinfachen und effizient gestalten?
Jeder Ihrer Mitarbeiter soll genau wissen, was er Tag für Tag zu tun hat und wie er diese Tätigkeiten optimal ausführt. Es ist wichtig, dass sich neue Mitarbeiter mit Ihren Prozessen schnell zurechtfinden können.
Beispiel: Ihr Mitarbeiter Urs sollte nicht von Pontius nach Pilatus rennen müssen, um herauszufinden, wo er nun seine dringend benötigten Briefmarken bekommt und wer diese bezahlt. Alles, was Urs wissen muss, ist zu wissen, wo er den Prozess für die Briefmarkenbestellung finden kann.
Sie haben durch gut strukturierte und dokumentierte Prozesse die Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern und sich das Leben erheblich einfacher zu gestalten.
Mit optimierten Prozessen können Sie mehr mit weniger Mitarbeitern schaffen.
Wenn ein wertvoller Mitarbeiter Ihre Firma verlässt, müssen Sie nicht Angst haben, dass alles darum herum zusammenbricht. Mit dokumentierten Arbeitsabläufen und Prozessen können Ihre bestehenden Mitarbeiter die Aufgaben leicht übernehmen.
Wenn Sie stattdessen einen neuen Mitarbeiter einstellen, kann sich dieser an die Dokumentation der Prozesse halten und sich damit schneller selbstständig einarbeiten.
Anleitung Prozessoptimierung
Im Folgenden möchte ich Ihnen aufzeigen, wie Sie erkennen, dass in einem Arbeitsablauf «etwas nicht stimmt». Sie müssen sich ausserdem im Klaren sein, welches Resultat Sie vom Arbeitsablauf erwarten und wie Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter das mitbekommen! Zum Schluss gehe ich noch kurz auf die Thematik Standardisieren und Automatisieren ein.
Schritt 1: Probleme erkennen und den Prozess optimieren
Bestimmt kennen auch Sie das Gefühl, wenn etwas «nicht rund» läuft in Ihrer Unternehmung. Wenn Probleme vorhanden sind, können hitzige Diskussionen unter Ihren Mitarbeitern entstehen. Zum Beispiel, wenn nicht klar ist, wer die Bauteile für den Kunden bestellen und hätte kontrollieren sollen.
Im täglichen Arbeitsalltag muss bei Ihnen eine «rote Lampe» angehen, wenn Ihre Service-Techniker täglich «notfallmässig» zum Kunden fahren, um deren Probleme zu beheben. Zermartern Sie sich nicht den Kopf, was los ist, sondern machen Sie sich eine Notiz, um diese Schwachstelle erstmals festzuhalten.
Mögliche Fehler – Beispiele:
- Reklamation vom Kunden: konnte seine Anlage nicht so bedienen, wie es auf der Bedienungsanweisung steht.
- Technisches Problem: bei der Untersuchung des Bauteils wurde festgestellt, dass das falsche eingesetzt und zusätzlich falsch programmiert wurde.
- Verkaufsproblem, weil die Verkaufsunterlagen nicht regelmässig aktualisiert werden, das führte zu falschen Bestellungen von Bauteilen.
Haben Sie schon eine oder mehrere Schwachstellen in einem Arbeitsablauf erkannt und wissen Sie, welche Personen dazu verantwortlich sein könnten? – Ausgezeichnet, dann können wir jetzt mit der Prozessoptimierung beginnen!
Schritt 2: Das Ziel des Prozesses bestimmen
Das Ziel des Prozesses ist einer der zentralen Punkte. Wenn Sie einmal das Ziel zu kennen glauben, dann müssen Sie sich um das „Warum“ kümmern. Warum dieses Ziel, warum dieser Prozess?
Nehmen Sie sich zuerst einen Moment Zeit und erfassen Sie schriftlich den bestehenden Arbeitsablauf. Fragen Sie dafür bei Ihren beteiligten Mitarbeitern nach, welche Arbeitsschritte gemacht werden.
Die Person, die für den aktuellen Prozess verantwortlich ist, sollte Ihnen dabei helfen können. Schreiben Sie die beteiligten Personen ebenfalls auf das Papier. Bei den Briefmarken ist es massgeblich Valeria, denn sie ist verantwortlich für die Bestellungen.
Machen Sie eine einfache Zeichnung mit den verschiedenen Schritten, ähnlich wie in der Abbildung oben. Anschliessend schreiben Sie das Ziel des Prozesses am Ende des Dokumentes hin. Das Ziel vom obigen Briefmarken Beispiel könnte lauten: «Briefmarken für die Firma bestellen.» Wir werden weiter unten herausfinden, ob dieses Ziel wirklich passend ist.
Wenn Sie denken, Sie haben das Ziel erkannt, fragen Sie sich:
- Warum benötigen wir diesen Prozess und
- Was sind die Konsequenzen, wenn dieser Prozess gestoppt wird?
Beantworten Sie diese Fragen in knappen Sätzen und setzen Sie diese Erklärung an den Anfang des Dokumentes. Beim Briefmarken Prozess oben könnte diese Erklärung wie folgt lauten:
Wir wollen mit dem Briefmarken-Prozess sicherstellen, dass unsere Mitarbeiter (Urs) stets Briefe versenden können. Wenn Urs keine Briefmarken hat, dann werden die Rechnungen nicht zeitnah an die Kunden verschickt. Damit werden keine Rechnungen bezahlt und die Firma kann keine Löhne an die Mitarbeiter zahlen.
Jetzt, da Sie das Ziel und das Warum aufgeschrieben haben, gehen Sie noch einmal die verschiedenen Schritte durch und fragen sich, ob das Ziel und das Warum noch immer schlüssig sind. Beziehen Sie gerne auch Ihren Mitarbeiter mit ein, und fragen Sie, was er davon hält.
Möglicherweise werden Sie jetzt feststellen, dass das Ziel des Prozesses «Briefmarken für die Firma bestellen» nicht wirklich zum Warum passt und dass Sie es ändern müssen.
Es könnte dann lauten:
«Sicherstellen, dass die Briefe rechtzeitig versendet werden können. Verbrauchsmaterial (Briefe, Papier, Briefmarken) muss stets verfügbar sein.»
Wenn sich Ziel und den Zweck (warum) Ihres Prozesses fix bestimmt ist, können Sie zum nächsten Schritt übergehen, und den Arbeitsablauf genauer unter die Lupe nehmen.
Schritt 3: Untersuchen Sie den aktuellen Arbeitsablauf
Nun können wir den Arbeitsablauf noch detaillierter anschauen.
In Hinblick auf die Zielerfüllung von oben, müssen Sie sich fragen, ob Sie das Ziel mit dem erstellten Arbeitsablauf erreichen.
- Welche Schritte sind zwingend notwendig, um das Ziel zu erreichen und
- welche Schritte können eliminiert werden,
- sind die Beteiligten Personen notwendig und
- was passiert, wenn die beteiligten Personen abwesend sind?
Das Argument: „Das haben wir schon immer so gemacht“ muss kritisch hinterfragt werden. Womöglich ist es tatsächlich der beste Weg. Oftmals ist es jedoch den Tod der Innovation.
Fragen Sie sich also als Nächstes:
- Wird dieser Arbeitsablauf durchgeführt, weil es „schon immer so war“?
- Sind unnötige Schritte eingewachsen? Zum Beispiel, werden Personen involviert, die nicht direkt mit dem Prozess zu tun haben, aber informiert werden?
- Gibt es mittlerweile bessere Möglichkeiten, um das Ziel zu erreichen?
- Welche Person ist massgebend für den Prozess verantwortlich? Was passiert bei Abwesenheit dieser Person?
- Kann der Prozess Personen unabhängig gestaltet werden?
Sie können sich etwa einen Bestellprozess für die Briefmarken ersparen, wenn Sie die Post anweisen, wöchentlich das Lager der Briefmarken aufzufüllen. In dem Fall hätten Sie die Arbeit bzw. Dienstleistung extern ausgelagert.
Im Hinblick auf das globale Ziel «Versenden von Rechnungen, damit Geld reinkommt» könnten Sie sich auch überlegen, ob Sie sämtliche Rechnungen digital per E-Mail versenden wollen. Vorausgesetzt, Sie müssen sonst keine Briefpost versenden.
Gehen Sie den Arbeitsablauf und zukünftigen Prozess Schritt für Schritt durch und besprechen Sie sich mit den beteiligten verantwortlichen Personen. Ganz nach dem Motto «eine Person hat eine Lösung, zwei oder drei Personen multiplizieren mögliche Lösungen»
Was ich mit diesen Beispielen erreichen möchte, ist, dass Sie oft einen oder zwei Schritte zurücktreten müssen und die Sache von einem anderen Blickwinkel betrachten. Auch kann es hilfreich sein, einen externen Berater wie mich für solche Optimierungen beizuziehen. Externe Personen legen oft eine völlig andere Betrachtungsweise an den Tag und können Ihnen dabei helfen, ihre «Scheuklappen» zu entfernen.
Als Nächstes möchte ich kurz auf das spezifische Thema der Revisionsunterlagen (Anlagendokumentation) eingehen, welches im technischen Bereich oft unterschätzt wird.
Der Prozess der Revisionsunterlagen kritisch überprüfen
Die Revisionsunterlagen von technischen Anlagen und Lösungen ist ein grosses Kapitel für sich. Doch auch hier können Sie entscheiden, wie der Prozess der Revisionsunterlagen auszusehen hat. Dieser kann wahrlich ein Fass ohne Boden sein. Setzten Sie klare Mindestanforderungen der Revisionsunterlagen an Ihre Mitarbeiter. Dazu müssen Sie sich stets die Fragen stellen: Welche Revisionsunterlagen sind essenziell für Ihren zukünftigen Support und Service Team in 10 oder 20 Jahren? Systeme und Anlagen „kommen“ und „gehen“ doch die Verkabelung in einem Gebäude wird oft für die neuen Ersatzanlagen verwendet. In diesem Fall müssen Sie die Verkabelung stets auf einem akkuraten Level abgebildet und gespeichert haben.
Weniger Komplexität in Prozessen und Abläufen
Es einfach zu machen („keep it simple“-Prinzip) ist oftmals schwieriger als kompliziert — besonders in technischen Bereichen.
Fragen Sie ihren besten Mitarbeiter, wie er routiniert an die täglichen Arbeiten geht – und versuchen Sie genau diesen offensichtlich effizientesten und simpelsten Vorgang zum Status quo zu machen.
Schritt 4: Ihren Prozess dokumentieren
Ich empfehle Ihnen, die Prozesse, welche Sie optimiert haben oder noch optimieren wollen, schriftlich festzuhalten.
Das hat folgende Vorteile:
- Alle Mitarbeiter können die Prozesse nachschlagen, z. B. in einem Papierordner oder digital auf einer Webseite.
- Neue Mitarbeiter können sich schneller einarbeiten, weil sie die Arbeitsschritte nachschlagen können und nicht beim Chef nachfragen müssen.
- Sie bringen neue Mitarbeiter schneller auf den Wissensstand Ihrer langjährigen Mitarbeiter.
- Dokumentierte Prozesse haben eine «verbindliche» Wirkung, weil Sie als Führungsperson sich auf das Dokument stützen können, sollten Diskussionen auftreten.
Jeder Ihrer Mitarbeiter muss einfach und schnell auf Ihre dokumentierten Prozesse Zugriff haben. Das kann ein Bundesordner sein, in dem die Prozesse auf DIN A4 ausgedruckt und geordnet abgelegt sind. Ihre Mitarbeiter können diese dann anhand des Inhaltsverzeichnisses alphabetisch, Themen, Tätigkeitsgebieten oder Abteilungen finden.
Ich empfehle Ihnen, die Prozesse digital und/oder online für Ihre Mitarbeiter verfügbar zu machen. Entweder über eine Webseite oder Sie erstellen PDF-Dateien, welche über das Smartphone geöffnet werden können.
Schritt 5: Prozesse laufend testen
Ihre Prozesse und Arbeitsabläufe werden automatisch laufend getestet, sobald Sie die Prozesse offiziell machen. Beobachten Sie Ihre Mitarbeiter in der ersten zwei Wochen und notieren Sie sich die Fragen, welche von den Mitarbeitern kommen. Gibt es eine Häufung von bestimmten Fragen? Tauchen beim Prozess Probleme auf, an welche Sie noch nicht gedacht haben?
Beobachten Sie, wie schnell ein neuer oder bestehender Mitarbeiter zurechtkommt oder ob er bei Fragen ständig einen anderen Mitarbeiter oder seinen Vorgesetzten kontaktiert.
Machen Sie sich Notizen und optimieren Sie den Prozess anhand allfälliger Erkenntnisse weiterhin.
Wird der Prozess gelebt?
Sie sollten keine Prozesse „erfinden“ nur damit Sie Ihren Prozessordner füllen können. Nur Prozesse, welche aktiv gelebt werden, sollen sinnvoll abgebildet und dokumentiert werden. Prüfen Sie regelmässig, ob diese überhaupt so gelebt werden, wie angedacht.
Weitere Möglichkeiten, Prozesse zu vereinfachen
Verkleinern Sie Ihr Angebot (Produkte und Dienstleistungen) nach Pareto (80/20).
Das Pareto-Prinzip besagt, dass mit grob geschätzt 20 % des Aufwandes, 80 % Ertrag erreicht werden kann. So passiert das auch mit ihren angebotenen Produkten, Dienstleistungen und Kunden.
Produkte, welche z. B. selten verkauft werden, führen zu Problemen. Der Support dieser Produkte ist dürftig, weil Ihre Mitarbeiter selten damit zu tun haben. Das führt zu schlecht programmierten Anlagen, schwieriger Fehlersuche und schlussendlich zu verärgerten Kunden. Streichen Sie diese Produkte und haben Sie Mut zur Lücke! Allfällige Prozesse, welche über diese Produkte verknüpft sind, werden damit restlos gestrichen.
Fragen Sie sich auch hier: was bringt das Produkt von heute, für die Verantwortlichen im Support-Team in 10 oder 20 Jahren?
Dienstleistungen müssen auf ihre notwendigsten und vor allem profitabelsten reduziert werden. Werfen Sie dazu einen Blick in Ihre Buchhaltung und fragen Sie Ihre Projekt- und Abteilungsleiter, um herauszufinden, welche Dienstleistungen Ihnen Geld bringen.
Ich wette, es gibt auch in Ihrer Firma Dienstleistungen, welche mit 20 % Aufwand 80 % des Umsatzes bringen. An welchen Punkten werden ihre besten Mitarbeiter „gestört“? Wie kann die Betreuung Ihrer Premiumkunden „robuster“ gegen Störeinflüsse gemacht werden? (Anders formulieren!)
Hinterfragen Sie auch gerne kritisch ihre Kunden. Bei Ihnen gehen im Kopf bestimmt schon die roten Lampen an, wenn ich nach einem „schwierigen“ Kunden frage. Meine Rückfrage an Sie: ist der Aufwand auf Ihrer Seite bei 80 % (verglichen mit „normalen“ Kunden) und der Ertrag nur bei 20 %? Falls ja, dann wissen Sie jetzt, was zu tun ist: Legen Sie dem Kunden nahe, zu einer anderen Firma zu wechseln.
Standardisieren von Prozessen
Erstellen Sie Standard-Programmierungen und Text- oder Programmvorlagen, damit Ihre Mitarbeiter das Tagesgeschäft möglichst rasch und effizient mit einer hohen Qualität umsetzen können. Programmvorlagen helfen ihren neuen Mitarbeitern enorm, weil Sie nicht alles aus der Luft greifen müssen und ihre langjährigen Mitarbeiter weniger belasten.
Speziallösungen sollten Sie vermeiden und nur in Ausnahmefällen umsetzen. Z. B. bei ihren besten Kunden, welche 80 % Ihrer Einnahmen ausmachen. Speziallösungen sind immer ein Problem für Ihr Support-Team. Auch wenn die Speziallösung dokumentiert sind, ist es nicht selbstverständlich, dass diese beim Supportmitarbeiter ankommt. Denn die «normalen» Systeme kennt Ihr Support Mitarbeiter aus dem Effeff. Speziallösungen bedeuten immer einen Mehraufwand, weil er sich zuerst in die Dokumentation einlesen muss.
Besonders schwierig wird es, wenn der Kunde mitten in der Nacht wegen eines Problems bei diesem Mitarbeiter anruft und ein Problem meldet. Dann muss der Bereitschaftstechniker aufwendig nach der richtigen Anlagedokumentation suchen, damit er dem Kunden helfen kann. Je weniger Speziallösungen im Einsatz sind, umso einfacher und schnell können die Bereitschaftstechniker und Supportmitarbeiter dem Kunden Unterstützung bieten.
Automatisierung von Prozessen
Prozesse und Abläufe müssen, wenn möglich, automatisiert werden, alles andere ist Energieverschwendung.
Bevor Sie mit dem Automatisieren von Prozessen beginnen können, müssen Sie erstmals festlegen, welche Prozesse zum Automatisieren geeignet sind und welche nicht.
Grundsätzlich können Sie alles automatisieren, es ist lediglich eine Frage der Kosten-Nutzen-Rechnung. Sie müssen abwägen, wo es sich lohnt zu automatisieren, denn jede Automatisation kostet Geld und Arbeitskräfte. Wenn Sie etwa Dienstleistungen auslagern wollen, können Sie das nur schaffen, wenn entsprechende Angebote vorhanden sind.
Bestellprozesse können etwa gut automatisiert werden. Verhindern Sie, dass sich insbesondere ihre qualifiziertesten Mitarbeiter um Schraubenbestellungen kümmern müssen. Kleinaufträge, Reparaturen und Servicearbeiten bis zu einem bestimmten festgelegten Umfang sollen von jedem Mitarbeiter erfasst werden können, ohne dass ein Vorgesetzter dabei involviert ist.
Der Abschluss und das Versenden der Rechnung an den Kunden muss ebenfalls direkt und ohne grossen Aufwand in Ihrem Geschäfts- und Ressourcenplanungs-System (ERP-System) geschehen.
Beispiele für automatisierte Prozesse
- Im obigen Beispiel der Briefmarkenbestellung haben wir die Möglichkeit entdeckt, den Bestellprozess extern auszulagern, in dem wir die Post dazu angewiesen haben, das Briefmarkenlager von sich aufzufüllen.
- Im Personalbereich könnte ein Prozess beinhalten, dass Bewerbungen online über ein Formular bei ihnen eintreffen. Oder, dass ein neuer Mitarbeiter die ersten 3 Monate, eine digital geführte Einarbeitung in ihre Firma und Struktur erhält.
- Sie können eine Art Onlineshop mit Rechnungsversand für Kunden und Verbrauchsmaterial einführen: So werden Bestellungen vom Kunden automatisiert.
Prozesse laufend, verbessern mit dem KVP
Zum Schluss entsteht ein Kreislauf. Nur ein Prozess, welcher laufend verbessert wird, kann sich den wechselnden Umständen optimal anpassen.
Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) ist wohl der einzige Prozess, welcher nicht dokumentiert werden muss. Ein KVP muss an erster Stelle von den Vorgesetzten vorgelebt werden. Nutzen Sie auftretende Probleme und Spannungen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu finden und einzubauen.
Um zum Briefmarken-Prozess zurückzukommen: Stellen Sie sich vor, bis jetzt haben Ihre Mitarbeiter frühestens bei den letzten drei Stück begonnen, den Bestellprozess zu starten.
Das hat dazu geführt, dass in der Praxis trotz des schönen Prozesses einige Briefe nicht rechtzeitig versendet werden konnten, weil es keine Briefmarken mehr gab.
Sie setzten nun den KVP in Gang, indem Sie Wege finden, den Prozess zu verbessern.
Sie legen nun etwa fest, dass die Bestellung bereits früher starten soll, zum Beispiel, wenn noch ein letzter Bogen von Briefmarken im Stapel liegt. Womöglich organisieren Sie, dass auf den letzten Briefmarken-Bogen jeweils ein Hinweis steht «Jetzt neue Marken bestellen!» Diese Aktion fliesst erneut in die Ihre Prozessdokumentation ein und die Mitarbeiter werden über die Änderungen informiert.
Es gibt nichts Einfacheres und Effektiveres, um ihre Abläufe zu verbessern, als wenn Sie bei sich und Ihren Mitarbeitern ein Bewusstsein für die Verbesserung zu schaffen. Wann immer Sie Spannungen und Probleme in Ihrem Unternehmen oder Abteilung feststellen, dann wissen Sie, dass dort Verbesserungsmöglichkeiten zu finden sind.
Wie schon erwähnt, viele Prozesse und Abläufe funktionieren „Wunderbar“ wenn gerade „nicht so viel los ist“. Wenn Sie sich vor Arbeit nicht mehr retten können und jeden Ihrer Mitarbeiter auf Hochtouren arbeitet, werden „schwache“ Prozesse schneller sichtbar. Nutzten Sie diesen Umstand, um dort den Hebel anzusetzen und die schwachen Prozesse zu erkennen und mittels KVP zu verbessern.
Sind Sie aus der Technikbranche und brauchen Sie dabei Unterstützung, Ihre Prozesse zu optimieren? Melden Sie sich bei mir!
