Onboarding darf 3 Monate dauern – besser 6 bis 12 Monate

Du kennst das sicher: Ein neues Teammitglied startet, und plötzlich wird klar, wie wichtig gut strukturierte Prozesse sind. Doch was nützen dir schöne Vorlagen oder perfekt organisierte Prozess-Ordnerstrukturen, wenn die Mitarbeiter nicht wissen, wie sie diese richtig nutzen sollen? Genau hier setzt ein grosszügiges Onboarding an. Es geht nicht nur um das Vermitteln von Informationen, sondern auch darum, sicherzustellen, dass die neuen Mitarbeiter das Wissen anwenden können – und das vom ersten Tag an.

Schritt 1: Schulung zur Nutzung von Vorlagen und Prozessen

Deine Vorlagen und Prozesse sind wertvoll, aber nur dann, wenn sie von allen richtig genutzt werden. Das bedeutet, du musst deine neuen Mitarbeiter von Anfang an schulen, wie sie diese Hilfsmittel anwenden sollen. Onboarding ist der perfekte Zeitpunkt, um sicherzustellen, dass neue Teammitglieder von Anfang an wissen, wie sie sich in den bestehenden Abläufen zurechtfinden. Plane deshalb von Beginn an ein, ihnen Schritt für Schritt die Nutzung eurer Vorlagen und Prozesse zu zeigen.

Schritt 2: Aufgaben und regelmäßige Rückmeldungen

Während des Onboardings sollten neue Mitarbeiter klare Aufgaben erhalten, die sie selbstständig lösen. Damit wird nicht nur sichergestellt, dass sie das Gelernte praktisch anwenden können, sondern du kannst ihnen auch regelmäßiges Feedback geben. Setze Meilensteine nach einer Woche, zwei Wochen und so weiter. So hast du die Möglichkeit, direkt zu überprüfen, wie sie vorankommen, und du kannst frühzeitig unterstützen, wenn es Schwierigkeiten gibt.

Schritt 3: Anleitungen von den Mitarbeitern selbst erstellen lassen

Ein besonders wirkungsvoller Ansatz im Onboarding-Prozess ist es, die neuen Mitarbeiter selbst Anleitungen zu ihren Aufgaben erstellen zu lassen. Diese „Bedienungsanleitungen“ helfen ihnen nicht nur, das Gelernte zu verarbeiten, sondern sie bieten dir auch wertvolles Feedback. Am Ende des ersten Monats kannst du gemeinsam mit ihnen überprüfen, wie sie die Anleitungen erstellt haben und ob alles verständlich dokumentiert ist.

Die entscheidenden Punkte für ein erfolgreiches Onboarding

Damit das Onboarding wirklich erfolgreich ist, solltest du einige zentrale Punkte berücksichtigen:

  1. Dauer: Onboarding dauert nicht nur ein paar Wochen. Idealerweise planst du mindestens 6 bis 12 Monate ein, um den neuen Mitarbeiter umfassend in die Unternehmensprozesse einzuführen.
  2. Plan: Ein klarer Onboarding-Plan ist entscheidend. Dieser sollte auch dann durchführbar sein, wenn es im Tagesgeschäft stressig wird. Zum Beispiel kannst du verschiedene „Wissens-Stufen“ einbauen, die jede Woche erreicht werden sollten, ohne den laufenden Betrieb zu sehr zu belasten.
  3. Aufgaben: Die neuen Mitarbeiter sollten in den einzelnen Wissens-Stufen eigenständig Aufgaben bearbeiten. So lernen sie nicht nur passiv, sondern wenden das Gelernte sofort praktisch an.
  4. Gespräche: Die bearbeiteten Aufgaben werden in regelmäßigen Gesprächen mit dem Vorgesetzten besprochen. So kannst du nicht nur den Fortschritt überprüfen, sondern die Aufgaben gegebenenfalls für zukünftige Onboardings anpassen.
  5. Verbesserungen: Gib den neuen Mitarbeitern die Möglichkeit, den Onboarding-Prozess zu bewerten und Verbesserungsvorschläge einzubringen. So kannst du dein Onboarding laufend optimieren.
  6. Schulungsunterlagen: Ein grosser Teil des Wissens wird durch Schulungsunterlagen vermittelt. Lass auch diese von den neuen Mitarbeitern bewerten – sie haben oft den frischesten Blick und können wertvolles Feedback geben.
  7. Tools: Setze auf digitale Tools wie Wissensmanagement-Systeme, ERP/CRM und andere Plattformen, um das Onboarding effizienter zu gestalten. Instruierte Nutzung dieser Tools ist essenziell, damit die neuen Mitarbeiter sich schnell integrieren.

Nutze das Onboarding für Feedback und Optimierung

Das Onboarding ist nicht nur eine Chance für neue Mitarbeiter, sich in das Unternehmen einzuarbeiten. Es ist auch eine einmalige Gelegenheit für dein Unternehmen, wertvolles Feedback zu den internen Abläufen zu erhalten. Neue Teammitglieder sehen oft Dinge, die langjährige Mitarbeiter nicht mehr wahrnehmen. Dieses „frische Auge“ solltest du nutzen, um Prozesse zu verbessern und Abläufe zu optimieren.

Denke auch an das Offboarding

Wenn du ein strukturiertes Onboarding-Konzept hast, solltest du im gleichen Atemzug auch über ein gutes Offboarding nachdenken. Denn genauso wichtig wie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist es, sich Gedanken darüber zu machen, wie man das Wissen von ausscheidenden Mitarbeitern sichert.

Fazit: Langfristiges Onboarding für nachhaltigen Erfolg

Ein gelungenes Onboarding braucht Zeit und eine klare Struktur. Investiere mindestens 6 bis 12 Monate, um deinen neuen Mitarbeitern nicht nur die Prozesse zu zeigen, sondern ihnen auch die Werkzeuge an die Hand zu geben, die sie für den Erfolg in deinem Unternehmen brauchen. Mit einem soliden Plan, regelmäßigen Rückmeldungen und der Möglichkeit, Feedback zu geben, legst du den Grundstein für eine erfolgreiche Integration neuer Teammitglieder.

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